Tietoset Oy tietosuojaseloste

Tietosuojaselosteen tekijä ja haltija

Tietoset Ltd.
Address: Atomitie 2 B, 00370 Helsinki
Y-tunnus: 1090632-4
Puhelin: +358 40 532 9219

Tietosuojaselosteen asioita hoitava henkilö

Antti Siiskonen
Tietoset Oy
Puhelin: +358 40 532 9219
Sähköpostiosoite: antti.siiskonen@tietoset.fi

Yrityksen hallussa olevat tietovarannot

Tietoset Oy:llä on henkilötietorekisterit asiakkaistaan, toimittaja- ja yhteistyökumppaneista, työntekijöistään ja lisäksi suoramarkkinointirekisteri yritysten yhteyshenkilöistä. Alla eriteltynä kunkin rekisterin sisältämät tiedot sekä tietoa niiden säilytyksestä.

Asiakasrekisteri

Sisältää yrityksen nimen, postiosoitteen, asiakassuhteen laskutus- ja tilaushistorian sekä sähköiset laskutustiedot.

Asiakasrekisterissä säilytetään asiakkaan tietoja niin kauan kuin asiakassuhde on voimassa. Asiakasrekisteriä päivitetään asiakkaiden antamien tietojen mukaan aina tarvittaessa. Tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus tarkastetaan tarvittaessa yrityksen nettisivujen tai muiden julkisten lähteiden perusteella.

Toimittaja- ja yhteistyökumppani-rekisteri

Sisältää toimittajien ja yhteistyökumppaneiden yritysnimen, yrityksen ja/tai yhteyshenkilön sähköpostiosoitteen.

 

Toimittaja- ja yhteistyökumppanirekisterissä säilytetään tietoja niin kauan kuin ne ovat Tietoset Oy:n ja asianomaisen yrityksen välisen yhteistyön kannalta oleellisia. Tietoja päivitetään tarvittaessa yrityksen antamien tietojen mukaan ja/tai toimittajan/yhteistyökumppanin nettisivujen perusteella.

Työntekijärekisteri

Sisältää työntekijän nimen, henkilötunnuksen, sähköpostiosoitteen, postiosoitteen, puhelinnumeron ja tilinumeron.

Työntekijärekisterissä säilytetään työntekijän tietoja niin kauan kuin työsuhde on voimassa. Työsuhteen jälkeen säilytetään työntekijän kesken tehty työsopimus dokumentointia varten.

Suoramarkkinointi-rekisteri

Sisältää yritysten yhteyshenkilöiden sähköpostiosoitteen.

Suoramarkkinointirekisterissä säilytetään yritysten yhteyshenkilön sähköpostiosoite, niin kauan kuin yrityksen työntekijä on samassa työnkuvassa, joka on oleellinen Tietoset Oy:n tuotteisiin ja tarjontaan nähden. Sähköpostiosoitteet on kerätty/kerätään julkisista tietokannoista, kuten LinkedIn:stä, yrityksen nettisivuilta tai käyntikorteista.

Tietovarantojen käyttötarkoitus

Asiakasrekisteri

Asiakassuhteen ylläpito ja hoito, yrityksen liiketoiminnan ja palveluiden tarjoaminen, suunnittelu sekä kehittäminen, sopimusten täyttöönpano, tilausten käsittely ja muiden vastaavien toimintojen täyttäminen. Tilastollisen tutkimuksen ja markkinatutkimuksen suorittaminen sekä mainonta ja suoramarkkinointi.

Toimittaja- ja yhteistyökumppanirekisteri

Tietoset Oy:n ja toimittajan välisen toimittaja-/yhteistyösuhteen hallinnointi, ylläpito ja kehittäminen sekä palvelu- ja tavaratoimitusten/muun yhteistyön suoritusten hallinnointi. Tilastollisen tutkimuksen ja markkinatutkimuksen suorittaminen, sekä mainonta ja suoramarkkinointi.

Työntekijärekisteri

Työsuhteen ylläpito ja hoito sekä sopimuksen täyttäminen, toteenpano ja säilyttäminen.

Suoramarkkinointirekisteri

Suoramainonta, etämyynti, muu suoramarkkinointi sekä mielipide- tai markkinatutkimus.

Tietojenkäsittelyn menettelytavat ja periaatteet

Tietojen käsittelyssä noudatetaan General Data Protection Agreementin mukaisia ohjeistuksia sekä Suomen lainsäädännön määrittämiä velvoitteita. Tietoja käsitellään harkiten eikä niitä luovuteta ulkopuolisille tahoille ilman pätevää tai laillista syytä. Mitään tietoja ei luovuteta muiden yritysten suorittamaa suoramarkkinointia varten. Kaikkia tietoja käsitellään harkiten ja varovaisuutta noudattaen siten, ettei ulkopuolisilla tahoilla ole pääsyä tietoihin. Kaikki fyysiset tiedot säilytetään lukkojen takana ja sähköiset tiedot ovat joko yrityksen omassa tietokannassa salasanan ja turvauksien takana tai kolmannen osapuolen palvelimella, jonka kanssa on voimassa oleva Data Protection Agreement (DPA)-sopimus.

Tietojen salaus ja luovutus

Asiakasrekisteri

Asiakasrekisteri sijaitsee kolmannen osapuolen palvelimella, jonka kanssa Tietoset Oy:llä on Data Protection Agreement (DPA) -sopimus.  Rekisteriin pääsevät käsiksi vain ennalta määritellyt yrityksen henkilöt. Pääsy on suojattu henkilökohtaisella salasanalla sekä käyttäjätunnuksella.

Toimittaja- ja yhteistyökumppanirekisteri

Rekisteri sijaitsee kolmannen osapuolen palvelimella, jonka kanssa Tietoset Oy:llä on Data Protection Agreement (DPA) -sopimus yrityksen tietokoneilla, jotka on suojattu salasanoin ja muilla keinoilla.  Rekisteriin pääsevät käsiksi vain ennalta määritellyt yrityksen henkilöt. Pääsy on suojattu henkilökohtaisella salasanalla sekä käyttäjätunnuksella.

Työntekijärekisteri

Vain välttämättömät tiedot työntekijästä luovutetaan kolmannelle osapuolelle palkanmaksua varten. Tiedot sijaitsevat kolmannen osapuolen palvelimella ja niihin pääsevät käsiksi vain ennalta määrätyt henkilöt. Palkanmaksuyrityksen kanssa on salassapitosopimus. Työsopimukset säilytetään yrityksen toimitiloissa turvallisessa paikassa.

Suoramarkkinointirekisteri

Suoramarkkinointirekisteri sijaitsee kolmannen osapuolen palvelimella, jonka kanssa Tietoset Oy:llä on DPA-sopimus sekä yrityksen tietokoneilla, jotka on suojattu salasanoin ja muilla keinoilla. Rekisteriin pääsevät yrityksen ennalta määritetyt työntekijät henkilökohtaisella tunnuksella ja salasanalla.

Tietoset Oy käyttää sähköistä rekisteriään yrityksen toimipisteissä, joista osa sijaitsee Euroopan Unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolella. Rekisterin tiedot sijaitsevat sähköisissä palveluissa, joista osalla on palvelimia Euroopan Unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolella.

Tarkastusoikeus, tietojen korjaaminen ja kielto-oikeus

Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tarkistaa henkilörekisteriin tallennetut tiedot henkilötietolain 26 §:n ja GDPR:n mukaisesti. Rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaaminen on oikeutettu ja rekisteröidyllä on oikeus kieltää Tietoset Oy:tä käsittelemästä häntä koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä mielipide- ja markkinatutkimusta varten.
Tarkastus- ja korjauspyynnöt sekä kiellot tulee lähettää sähköpostitse osoitteeseen:
info@tietoset.fi otsikolla ”Henkilötietojen tarkastuspyyntö”. Tai pyynnöt voi esittää henkilökohtaisesti osoitteessa Atomitie 2 B, 00370 Helsinki. Henkilöllisyys on tarvittaessa todistettava ennen tietojen antamista, korjaamista tai kieltojen toteuttamista.